Ngày 30/06/2026, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
Nghị định này thay mới toàn bộ các Nghị định hiện hành về hóa đơn điện tử, có hiệu lực áp dụng ngay từ 1/7/2026. Dưới đây là những thay đổi quan trọng:
1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:
Các đối tượng cụ thể: Điều 6 đã nêu rõ các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh .
Hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế: Nghị định phân loại rõ ràng hai loại hóa đơn điện tử này và quy định đối tượng, trường hợp áp dụng cho từng loại. Điều này mang đến sự linh hoạt cho doanh nghiệp dựa trên nhu cầu và khả năng đáp ứng.
Các loại hóa đơn điện tử chính:
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Được áp dụng cho nhiều trường hợp, đặc biệt là các đối tượng có rủi ro cao về thuế. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực nhất định (điện lực, xăng dầu, viễn thông, ngân hàng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử…) nếu đáp ứng các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Áp dụng cho các mô hình bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng (siêu thị, nhà hàng, vận tải hành khách…) nếu có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Đối tượng được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh: Bao gồm các trường hợp đặc biệt như tổ chức không kinh doanh có phát sinh giao dịch bán hàng, hoặc các trường hợp doanh nghiệp tạm ngừng, ngừng hoạt động, bị cưỡng chế hóa đơn, hoặc đang làm thủ tục phá sản.
2. Quy định chi tiết về nội dung, thời điểm, phương thức lập hóa đơn:
Nội dung hóa đơn: Điều 10 và Phụ lục quy định chi tiết về các nội dung bắt buộc trên hóa đơn, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và trung thực.
Bắt buộc có các thông tin cơ bản: Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; Tên, địa chỉ, mã số thuế/định danh cá nhân người mua; Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng cộng; Thời điểm lập hóa đơn; Chữ ký (trừ trường hợp không bắt buộc theo quy định).
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Có các nội dung riêng biệt và người mua có thể yêu cầu ghi thông tin cá nhân.
Khuyến khích thể hiện thông tin ngành nghề: Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, khuyến khích thể hiện thông tin nhóm ngành nghề.
Thời điểm lập hóa đơn: Điều 9 đưa ra các quy định cụ thể về thời điểm lập hóa đơn cho từng loại giao dịch (bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xây dựng, bất động sản, v.v.), giúp doanh nghiệp xác định đúng thời điểm nghĩa vụ thuế. Có quy định chi tiết cho nhiều trường hợp như giao hàng nhiều lần, xây dựng, bất động sản, vận tải, dầu khí, điện, xăng dầu bán lẻ, dịch vụ viễn thông, dịch vụ ngân hàng, bảo hiểm, casino, trò chơi điện tử có thưởng… để đảm bảo tính kịp thời và phù hợp.
Phương thức lập hóa đơn: Quy định rõ ràng về việc lập hóa đơn điện tử, bao gồm cả việc sử dụng hệ thống của cơ quan thuế, qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc phần mềm của đơn vị.
3. Các trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử đặc biệt:
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh: Điều 6 quy định rõ các trường hợp mà cơ quan thuế sẽ cấp mã hóa đơn theo từng lần phát sinh, áp dụng cho các tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh không thường xuyên hoặc có rủi ro cao.
Các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử: Điều 7 liệt kê rõ các trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, mang lại sự linh hoạt cho các đối tượng kinh doanh nhỏ hoặc có đặc thù riêng. Chẳng hạn như: bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (trừ trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử); thu nhập từ cho thuê bất động sản, dịch vụ nội dung số cho nước ngoài; đại lý xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp đã khấu trừ thuế; các khoản phí, lệ phí thuộc hoạt động tái bảo hiểm, tài chính, bán nợ, giao dịch ngoại tệ; góp vốn bằng tài sản; tài sản điều chuyển nội bộ; máy móc, thiết bị cho mượn không thu tiền; các trường hợp khác theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
4. Quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn:
Doanh nghiệp được ủy nhiệm lập hóa đơn: Điều 4.5 cho phép người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và giảm tải công việc cho bộ phận kế toán.
5. Bảo quản, lưu trữ và chuyển đổi hóa đơn:
Bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử: Điều 5 nhấn mạnh việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu, đảm bảo tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy: Điều 5.4 quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy, với các trường hợp cụ thể và yêu cầu về sự khớp đúng về nội dung.
6. Hỗ trợ và ưu đãi:
Miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử: Điều 11 quy định rõ các đối tượng (doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn khó khăn) được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử trong 12 tháng. Điều này nhằm khuyến khích các đối tượng này chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
7. Tra cứu và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử:
Tra cứu hóa đơn điện tử: Điều 35 quy định về việc tra cứu thông tin hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường.
Đối tượng cung cấp và sử dụng thông tin: Điều 36 liệt kê các đối tượng có quyền và nghĩa vụ liên quan đến việc cung cấp và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.
8. Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử:
Biên lai giấy: Biên lai giấy theo hình thức tự in, đặt in theo quy định cũ được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2026. Từ ngày 01/01/2027, toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng phải tiêu hủy.
Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế: Hết giá trị sử dụng kể từ ngày Nghị định có hiệu lực thi hành (01/07/2026).
